Confidentialité - Professionnels de santé

La société IBSA PHARMA SAS est soucieuse de la protection des données à caractère personnel qui lui sont communiquées. Elle s’engage à assurer le meilleur niveau de protection de ces données en conformité avec la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après « RGPD »).
Elle a mis en place cette politique de confidentialité pour exposer aux professionnels de santé les conditions de traitement des données à caractère personnel les concernant dont elle pourrait avoir connaissance.

La société IBSA PHARMA SAS, dont le siège social est établi au 280 rue de Goa, Parc de Sophia-Antipolis, 06600 Antibes est responsable de l’ensemble des traitements relatifs aux données à caractère personnel de professionnels de santé. 

Ce document reprend des points communs à tous les traitements et d’autres spécifiques à certains traitements, à savoir ceux portant sur :
•    Les communications commerciales ;
•    La visite médicale / scientifique ;
•    La recherche clinique ;
•    Les vigilances sanitaires ;
•    Les liens d’intérêt ;
•    Les informations reçues dans le cadre de commande de produits par des patients ;
•    L’information médicale ;
•    Les réclamations qualités.

Chaque évolution de cette Politique de confidentialité entrainera la mise en ligne d’une nouvelle version datée.
 

1 - LES COMMUNICATIONS COMMERCIALES

Lors des congrès et événements publics, d’inscription auprès du visiteur médical et d’inscription à une formation en ligne, la société IBSA PHARMA SAS est amenée à traiter des données personnelles auprès des professionnels de santé. 

1.1 Les données personnelles traitées

Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
•    Identité (nom, prénom, date de naissance) ;
•    Coordonnées (adresse postale, adresse mail, téléphone).

1.2 Finalité et base légale de la collecte

Le traitement de ces données personnelles a pour finalité d’adresser aux professionnels de santé, des informations (sous format électronique ou papier) :
•    sur la société IBSA PHARMA SAS ;
•    ses produits et ses services ;
•    les évènements qu’elle organise ou auxquels elle participe.

Le traitement est basé sur l’intérêt légitime de la société IBSA PHARMA SAS à communiquer sur ses activités et événements commerciaux à des fins de prospection commerciale auprès des professionnels de santé.
 

1.3 Les personnes ayant accès aux données

Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données : 
•    Le personnel en charge de la direction des opérations ;
•    Les sous-traitants mettant à disposition un outil d’information.

1.4 Durée de conservation des données

L’identité et les coordonnées du professionnel de santé sont conservées durant 3 ans après le dernier contact avec la société IBSA PHARMA SAS.

2– LA VISITE MEDICALE/SCIENTIFIQUE

Les attachés à la promotion des médicaments et les MSL (medical scientific liaison) effectuent des visites médicales et des visites scientifiques auprès des professionnels de santé (que ce soit sur place ou à distance). À cette occasion, ils sont susceptibles de traiter des données à caractère personnel concernant les professionnels de santé.

2.1 Les données personnelles traitées

Les données à caractère personnel collectées directement auprès des professionnels de santé sont les suivantes :
•    Identité des médecins (nom, prénom)
•    Coordonnées des médecins (adresse postale, adresse mail, téléphone)
•    Spécialité
•    Numéro RPPS
•    Affiliation du médecin (service et organisme où le professionnel de santé exerce)

Les données à caractère personnel collectées par l’intermédiaire d’IQVIA sont les suivantes :
•    Pression de Visite Médicale (PVM)
•    Données ICOMED
•    Type de patientèle
•    Type de produits prescrits

2.2 Finalité et base légale de la collecte

Le traitement de ces données à caractère personnel a pour finalités :
•    Le suivi de la relation et de la collaboration avec les professionnels de santé
•    L’élaboration de panels statistiques.
La base légale du traitement est l’intérêt légitime de la société IBSA PHARMA SAS à faire de l’information promotionnelle et scientifique auprès des professionnels de santé.

2.3 Les personnes ayant accès aux données

Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données, à partir du logiciel métier :
•    La direction des opérations, la direction médicale, personnels habilités ;
•    Les sous-traitants mettant à disposition un outil d’information.

2.4 Durée de conservation des données

Les données personnelles relatives à l’information promotionnelle et scientifique sont conservées pendant trois ans après la fin de la relation professionnelle. La fiche du professionnel de santé est conservée durant la période d’exercice du professionnel de santé, sauf opposition de sa part.

3– LA RECHERCHE CLINIQUE

Dans le cadre des activités de recherche clinique, la société IBSA PHARMA SAS est amenée à traiter des données personnelles relatives aux professionnels de santé qui participent à ces activités de recherche.

3.1 Les données personnelles traitées

Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
•    Identité (nom, prénom) ;
•    Formation, diplômes, vie professionnelle ;
•    Coordonnées des médecins (adresse postale, adresse mail, téléphone) ;
•    Numéro RPPS ;
•    Montant des indemnités et rémunération perçues ;
•    Participation à d’autres études.

3.2 Finalité et base légale de la collecte

Le traitement des données en base active est nécessaire à l’exécution du contrat entre le professionnel de santé et la société IBSA PHARMA SAS et, le cas échéant relève de l’intérêt légitime de la société IBSA PHARMA SAS qui est de réaliser des recherches présentant un intérêt public.
Les données sont ensuite conservées en archivage intermédiaire conformément aux obligations légales de la société IBSA PHARMA SAS.

3.3 Les personnes ayant accès aux données

Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données : 
•    La direction générale, la direction médicale, , le personnel des affaires règlementaires ;
•    Les professionnels de santé intervenant dans la recherche ;
•    Les autorités sanitaires et publiques de contrôle ;
•    Les personnes habilitées de l’assurance responsabilité civile ;
•    Les experts indépendants chargés de réanalyser les données pour vérifier les résultats de la recherche.

3.4 Durée de conservation des données

Les données à caractère personnel des professionnels de santé intervenant dans la recherche clinique sont conservées pendant 15 ans après la fin de la dernière étude à laquelle ils ont participé.

4- LES VIGILANCES SANITAIRES

Dans le cadre de ses obligations légales relatives aux vigilances sanitaires, la société IBSA PHARMA SAS est amenée à traiter des données personnelles relatives aux personnes physiques concernées.

4.1 Les données personnelles collectées

Les données à caractère personnel collectées sont les données relatives au membre d’une autorité de santé ou au professionnel de santé notificateur (ou ayant suivi le patient), à savoir :
•    Identité (nom, nom d’usage et le(s) prénom(s)) ;
•    Numéro de téléphone ;
•    Adresse électronique ;
•    Adresse postale ;
•    Spécialité du professionnel de santé.

4.2 Finalité et base légale de la collecte

La société IBSA PHARMA SAS est amenée à traiter des données dans le cadre de ses obligations légales sur la vigilance, conformément au Code de la santé publique et au Code de la consommation.

4.3 Les personnes ayant accès aux données

Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données : 
•    Le responsable de la vigilance, ainsi que ses collaborateurs placés sous sa responsabilité ;
•    Les personnes habilitées du service des affaires réglementaires ;
•    Les sous-traitants intervenant pour le compte et sous la responsabilité de la société IBSA PHARMA SAS dans le cadre de leur activité de vigilance ;
•    Les laboratoires tiers dont un des produits pourrait être mis en cause, à l’exception de l’identité du notificateur ;
•    Les professionnels de santé concernés par le signalement ;
•    Les centres régionaux de pharmacovigilance (CRPV), l’Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé (ANSM), l’agence européenne du médicament (EMA), les autorités ou agences sanitaires nationales étrangères et les autorités ou agences sanitaires internationales.

4.4 Durée de conservation des données

Les données et documents de vigilance, relatifs à une spécialité pharmaceutique, sont conservés en base active pendant la durée nécessaire pour assurer la gestion du cas de vigilance sanitaire.
À l’expiration de ce délai, les données sont archivées pendant 70 ans à compter de la date du retrait du marché du médicament, du dispositif ou du produit.

5- LES LIENS D'INTERET

Pour se conformer aux obligations légales de publication des liens d’intérêts avec les professionnels de santé et de la règlementation encadrant les avantages (LEA ou loi anti-cadeaux), la société IBSA PHARMA SAS est amenée à traiter des données personnelles relatives aux professionnels de santé.

Par ailleurs, lors d’événements organisés ou pris en charge par la société IBSA PHARMA SAS ou lors de missions d’expertise réalisées par un professionnel de santé, la société IBSA PHARMA SAS est également amenée à traiter des données personnelles auprès des professionnels de santé pour l’exécution d’une convention.

5.1 Les données personnelles collectées

Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :

•    Dans le cadre de la déclaration et de la publication des liens d’intérêts, les données peuvent être collectées directement auprès du professionnel de santé ou par l’intermédiaire du RPPS (répertoire partagé des professionnels de santé) :
o    Nom, prénom, date de naissance, adresse professionnelle ;
o    N° RPPS, formation professionnelle, titre, fonction, activités accessoires pour professionnels de santé en milieu hospitalier ;
o    Type de convention (date de signature ou à défaut la date de mise en œuvre de la convention) et montant des honoraires et des éventuels frais annexes ;
o    Type d’avantage et montants des avantages consentis.

•    Dans le cadre du paiement de la rémunération ou de remboursements de frais de participation aux événements organisés ou pris en charge par IBSA PHARMA SAS, les données peuvent être collectées directement auprès du professionnel de santé ou par l’intermédiaire de l’organisateur de l’événement :
o    Identité (nom, prénom, date de naissance) ;
o    Coordonnées (adresse postale, adresse mail, téléphone) ;
o    RIB ;
o    Passeport, CNI, carte abonné (avion, train, …) ;
o    Préférences alimentaires des personnes prises en charge.

5.2 Finalité et base légale de la collecte

La société IBSA PHARMA SAS est amenée à traiter des données dans le cadre de ses obligations légales :
•    de publication des liens d’intérêt, conformément aux dispositions relatives à la transparence des liens d’intérêt dans le Code de la santé publique ;
•    de déclarations aux instances ordinales sur les conventions passées avec les professionnels de santé.

La société IBSA PHARMA SAS traite également des données à des fins de gestion logistique et de remboursement des frais engagés par les professionnels de santé pour participer aux congrès et événements et de rémunération dans le cadre des missions d’expertise sur la base de l’exécution contractuelle.

5.3 Les personnes ayant accès aux données

Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
•    Le personnel habilité ;
•    Le sous-traitant mettant à disposition un outil d’information ;
•    La Direction Générale de la Santé (DGS) ;
•    Les Conseils de l’ordre des professionnels de santé

5.4 Durée de conservation des données

Les données sont conservées pendant une durée maximale de 10 ans à compter de leur publication.

6- INFORMATIONS REÇUES DANS LE CADRE DE COMMANDE DE PRODUITS PAR DES PATIENTS

Dans le cadre des commandes de dispositifs médicaux réalisées par les patients directement auprès d’elle, la société IBSA PHARMA SAS est amenée à traiter des données personnelles relatives aux professionnels de santé.

6.1 Les données personnelles collectées

Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
•    Identité ;
•    Coordonnées (adresse postale, adresse mail, téléphone) ;
•    Spécialité ;
•    Numéro RPPS ;
•    Type de produits prescrits.

6.2 Finalité et base légale de la collecte

Le traitement des données est basé sur l’intérêt légitime de la société IBSA PHARMA SAS qui est de s’assurer que les produits commandés ont été prescrits par un médecin.

6.3 Les personnes ayant accès aux données

Dans la limite de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données le personnel habilité, dont la direction des opérations et les affaires pharmaceutiques.

6.4 Durée de conservation des données

Les données sont conservées en base active pour une durée de 3 ans.

7- INFORMATION MEDICALE (INFOMED)

Dans le cadre des demandes adressées à la société IBSA PHARMA SAS concernant les produits qu’elle commercialise, des données à caractère personnel sont traitées à des fins de suivi des demandes reçues à propos de ces produits.

7.1 Les données personnelles collectées

Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
•    Identité de la personne ;
•    Coordonnées ;
•    Objet de la demande. 

7.2 Finalité et base légale de la collecte

Le traitement des données est basé sur l’intérêt légitime de la société IBSA PHARMA SAS qui est de s’assurer de répondre aux demandes qui lui sont adressées.

7.3 Les personnes ayant accès aux données

Les données sont principalement destinées aux employés de la société IBSA PHARMA SAS.

7.4 Durée de conservation des données

Les données sont conservées pour une durée de 3 ans, puis archivées pendant 20 ans. 

8- RECLAMATIONS QUALITE

Lorsque des réclamations sont adressées à la société IBSA PHARMA SAS concernant les produits qu’elle commercialise, des données à caractère personnel sont traitées à des fins de suivi des réclamations reçues à propos de ses produits.

8.1 Les données personnelles collectées

Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :
•    Identité de la personne ;
•    Coordonnées ;
•    Objet de la réclamation.

8.2 Finalité et base légale de la collecte

Le traitement des données est basé sur l’intérêt légitime de la société IBSA PHARMA SAS qui est de s’assurer de la qualité de ses produits.

8.3 Les personnes ayant accès aux données

Les données sont principalement destinées aux employés de la société IBSA PHARMA SAS.

8.4 Durée de conservation des données

Les données sont conservées pour une durée de 5 ans.

9– L’HEBERGEMENT DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Les données sont hébergées dans l’Union européenne. En cas de transfert hors de l’Union européenne, la société IBSA PHARMA SAS vous en informera au préalable. 

À cet égard, la société IBSA PHARMA SAS est susceptible de transmettre des données personnelles vers la Suisse à une société de son groupe. La Suisse est reconnue par l’Union européenne comme offrant un niveau de protection adéquat pour la protection des données à caractère personnel, ce qui garantit la sécurité des transferts.

10– SECURITE ET CONFIDENTIALITE

La société IBSA PHARMA SAS et ses sous-traitants mettent en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés. 

Si la société IBSA PHARMA est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas, vous en serez informé.

11– EXERCER VOS DROITS

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, ainsi que d’un droit d’opposition, du droit à la limitation du traitement, du droit à la portabilité et à l’effacement des données dans le cadre permis par le Règlement Européen.
Pour connaitre les droits attachés à chaque traitement de données à caractère personnel, veuillez consulter le tableau détaillé ici

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter la société IBSA PHARMA SAS par courrier à l'adresse suivante:

DPO – IBSA PHARMA SAS

Parc de Sophia-Antipolis - Les Trois Moulins - 280, rue de Goa

06600 ANTIBES

• par courriel à l'adresse suivante : dpo.fr[at]ibsagroup.com

Si après avoir contacté la société IBSA PHARMA SAS, vous estimez que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL. 
Pour votre parfaite information, la société IBSA PHARMA SAS a désigné un délégué à la protection des données (DPO), joignable à l'adresse mail indiquée ci-dessus.